Algemene regels voor exposanten op Amsterdam Map Fair
Hoewel Amsterdam Map Fair niet verantwoordelijk is voor juridische geschillen die voortvloeien uit het gedrag van exposanten, vereist Amsterdam Map Fair wel dat exposanten handelen volgens de hoogste ethische en professionele normen. Uitnodigingen tot deelname aan beurzen zijn geheel ter beoordeling van Amsterdam Map Fair en hun beslissing is definitief en kan te allen tijde worden ingetrokken.
Door deel te nemen aan een beurs georganiseerd door Amsterdam Map Fair Ltd, worden exposanten geacht akkoord te gaan met de volgende regels:
Aanzienlijke gebreken of restauraties moeten worden vermeld. Alle te koop aangeboden artikelen moeten duidelijk geprijsd zijn. Schriftelijke facturen en/of kwitanties moeten op verzoek bij alle verkopen worden verstrekt. BTW (omzetbelasting) moet worden toegepast tegen het geldende tarief.
Exposanten zijn verantwoordelijk voor het overdragen van het eigendomsrecht op al het verkochte materiaal aan de koper. Het is exposanten niet toegestaan om andere, niet-exposerende handelaren toe te staan hun stand te betreden.
Belangrijke gebreken of restauraties moeten worden gemeld. Alle te koop aangeboden artikelen moeten duidelijk geprijsd zijn. Schriftelijke facturen en/of ontvangstbewijzen moeten op verzoek bij alle verkopen worden verstrekt. BTW (omzetbelasting) moet worden toegepast tegen het geldende tarief.
De exposant mag zijn toegewezen stand niet onderverhuren, delen of anderszins overdragen zonder toestemming van Amsterdam Map Fair. Tijdens de opbouw is het niet toegestaan om andere bonafide, niet-exposerende handelaren als standpersoneel in te zetten.
Amsterdam Map Fair is niet aansprakelijk voor verlies of schade, ongeacht de oorzaak. Exposanten wordt verzocht een eigen verzekering af te sluiten, met name een WA-verzekering en een diefstalverzekering van minimaal 1 miljoen euro. Indien u niet over een adequate verzekering beschikt, kunnen wij u in contact brengen met onze eigen verzekeraars die een kortlopende polis kunnen afsluiten.
Exposanten gaan ermee akkoord hun stands zo in te richten dat ze de gangpaden niet blokkeren en geen verstoring veroorzaken voor aangrenzende stands. Er worden badges verstrekt en exposanten worden verzocht deze te allen tijde te dragen. De afbouw kan beginnen zodra de beurs sluit, maar exposanten mogen niet eerder beginnen met het verwijderen van hun goederen of het afbreken van hun stands.
Verzoeken van een exposant om een Deelnemingsovereenkomst te annuleren kunnen schriftelijk of per e-mail worden ingediend. Amsterdam Map Fair kan een dergelijk verzoek inwilligen onder de voorwaarde dat de exposant de navolgende annuleringsvergoeding voldoet, welke is gebaseerd op een vast percentage van de Deelnemingskosten:
bij annulering van 30 dagen vóór de eerste dag van de opbouw van het Amsterdam Map Fair : 50 % van de Deelnemingskosten;
bij annulering tot en met 7 dagen vóór de eerste dag van de t Amsterdam Map Fair 100% van de Deelnemingskosten;
Amsterdam Map Fair behoudt zich het recht voor om een standhouder in de toekomst naar eigen goeddunken te weigeren indien niet aan bovenstaande voorwaarden wordt voldaan of om een andere reden.
General Rules for Exhibitors at Amsterdam Map Fair
While Amsterdam Map Fair shall not be responsible for legal disputes arising from the conduct of exhibitors, Amsterdam Map Fair does require exhibitors to act according to the highest ethical and professional standards. Invitation to participate in fairs is entirely at the discretion of the Directors of Amsterdam Map Fair and their decision is final and may be withdrawn at any time.
By participating in any fair organised by Amsterdam Map Fair exhibitors shall be deemed to have agreed to abide by the following rules:
Significant defects or restorations must be disclosed. All items offered for sale must be clearly priced. Written invoices and/or receipts must be provided with all sales on request. BTW (Sales Tax) should be applied at the applicable rate.
Exhibitors are responsible for passing to the purchaser clear title to all material sold. It is not permitted for exhibitors to allow other non-exhibiting dealers to operate from their allocated stands.
The exhibitor may not sublet, share or otherwise assign their allocated stand without the permission of Amsterdam Map Fair . During set-up it is not allowed to employ other bona fide non-exhibiting dealers as stand personnel.
Amsterdam Map Fair is not responsible for any losses or damage, howsoever caused. Exhibitors are requested to have their own insurance, particularly public liability and theft insurance for at least 1 Mil euro. If you do not have an adequate insurance, we can put you in contact with our own insurers who can issue a short-term policy.
Exhibitors agree to arrange their stands in such a way as not to block the aisles or disturb exhibits in neighbouring stands. Badges will be provided and it is requested that exhibitors wear them at all times. Breakdown may commence as soon as the fair closes, but exhibitors must not start removing their goods or dismantling their stands beforehand.
Exhibitors can cancel their Participation Agreements by submitting a request in writing or by email. Amsterdam Map Fair may honor such a request provided the exhibitor pays the following cancellation fee, which is based on a fixed percentage of the Participation Cost:
For cancellations made 30 days prior to the first day of the Amsterdam Map Fair setup: 50% of the Participation Cost;
For cancellations made up to and including 7 days prior to the first day of the Amsterdam Map Fair: 100% of the Participation Cost;
Amsterdam Map Fair reserves the right to refuse an applicant a stand in future at its sole discretion if the above conditions are not met or for any other reason.